Como as empresas devem se preparar para as citações eletrônicas

Como as empresas devem se preparar para as citações eletrônicas  

Imagine abrir seu e-mail e receber um comunicado do judiciário que informa que você está sendo citado para uma ação que movem contra a sua pessoa. A desconfiança de que seria mais uma manobra de hackers poderia ser o primeiro pensamento, certo?

Abrir ou deletar: qual seria sua escolha?

As ações cada vez mais perspicazes dos hackers trazem o sentimento de insegurança em relação à confiabilidade das informações que recebemos eletronicamente, fora o fato de que pode acontecer desse tipo de mensagem ser direcionada direto para a caixa de spam. Então, como não cair em golpes e mesmo assim não perder comunicados importantes do judiciário?

Como o judiciário comunica com as partes dos processos?

A comunicação com os envolvidos nos processos é um ato formal que é realizado basicamente de duas formas:

1. Intimação: é o envio de decisões judiciais proferidas em processos. É realizada através dos advogados que são contratados e que juntam procuração, ou então, em casos específicos, pode ser feita diretamente às partes;
2. Citação: quando é feito o envio de comunicado diretamente às partes de que existe uma ação ajuizada contra as mesmas.

Em ambas as situações, é comum a publicação desses comunicados no Diário, entrega via Correios, ou ainda Oficial de Justiça ou edital.

Para que o processo tenha continuidade, as comunicações do Poder Judiciário com as partes   são ato essencial, já que é a partir deles que serão feitas as petições e efetivamente haverá andamento da ação.

Comunicação eletrônica

Como o público em geral está acostumado com os tradicionais envios de comunicados do Judiciário na forma física, como nos casos citados acima, ainda causa estranheza o envio de decisões judiciais de forma diversa.

Com o avanço das formas de comunicação na via eletrônica, o Judiciário não ficou para trás e embora possa soar, a princípio, estranho, o recebimento de algum tipo de documento vindo do Judiciário por e-mail ou Whatsapp é uma realidade que vamos ter que nos acostumar cada vez mais.

A prática não é tão nova assim e já vem sendo adotada há algum tempo por órgãos públicos como procuradorias de municípios e até grandes empresas. Contudo, em agosto de 2021 ganhou mais força com a modificação e inclusão de normativas no Código de Processo Civil, como será demonstrado adiante.

O que tem de novidade?

A nova legislação estabeleceu que a citação (comunicado de que existe uma ação contra a pessoa) será feita preferencialmente pela via eletrônica e por e-mail.

Essa é uma grande modificação no sistema de processo civil brasileiro, vez que trará uma grande economia de tempo e de dinheiro nos processos.

A forma tradicional de envio de citações acontece através de carta com Aviso de Recebimento ou por Oficial de Justiça. Isso movimenta uma sucessão de atos que vão desde a elaboração do comunicado, o envio por Correios ou por um Oficial de Justiça, a efetiva entrega no endereço da pessoa e a devolução de tal documento para o cartório onde o processo tem seu trâmite.

Percebe-se que há um longo período e de custos para tais atos, que são sumariamente evitados com o simples envio de um e-mail, certo?

Por isso, a novidade pode trazer um novo cenário de celeridade para o judiciário, já que muitos atos que poderiam demorar até meses para acontecer foram resumidos ao envio e recebimento de um e-mail.

O que acontece se eu não responder o e-mail?

O envio de citações do judiciário por e-mail deverá ter sua confirmação de recebimento em até três dias. Se o cartório não receber tal confirmação, a citação será enviada por uma das vias tradicionais.

Acontece que, se na contestação a empresa não justificar por qual motivo ela não confirmou o e-mail, poderá pagar multa de até 5% do valor da causa em favor da outra parte.

 O prazo para a defesa quando acontece este tipo de citação começa a contar quando passarem cinco dias da confirmação do recebimento do e-mail.

Portanto, quando chegar algum tipo de comunicação desse sentido na caixa de e-mail, a empresa deverá comunicar ao seu advogado para que receba a orientação correta e não seja prejudicada com alguma revelia (perda do prazo de defesa).

Sou obrigado a cadastrar meu e-mail?

O cadastro dos dados das empresas perante o judiciário está previsto na legislação como obrigatório. A única exceção é para as micro e pequenas empresas que somente serão obrigadas a fazer o cadastro se não possuírem o endereço eletrônico já cadastrado na REDESIM.

Não há claramente uma penalidade para quem não fizer, mas acreditamos que isso seja apenas uma questão de tempo, uma vez que lei que entrou em vigor em agosto de 2021 reforçou ainda mais essa necessidade de atualização constante dos dados cadastrais.

A legislação prevê que é um ato atentatório à dignidade da justiça não realizar o cadastro. Por outro lado, não é clara na penalidade para quem não o fizer, já que a novidade na legislação apenas traz a obrigatoriedade de informar e manter atualizados os dados cadastrais.

Como há uma previsão geral de que há multa de até 20% sobre o valor da causa, conforme a gravidade da conduta, para outros casos que são classificados como atos de obrigação das partes e procuradores, pode ser que se tenha tal entendimento extensivo para o não cumprimento da atualização dos dados.

Diante da lacuna que existe na legislação, o tempo vai conferir maior clareza da penalidade já que ela tem muito o caráter educativo e pode ser que algumas empresas de maior notoriedade venham a ser multadas para que as demais percebam a importância deste cadastro.

Para evitar penalidades, o mais recomendado é que as empresas promovam seu cadastro nos tribunais de Justiça onde têm sede, pois assim não correrão o risco de aplicação da penalidade de multa. Por outro lado, os jurídicos internos das empresas ou então setores assim designados como responsáveis pelo recebimento desse tipo de comunicação deverão estar treinados adequadamente para saber quais são as providências a serem tomadas caso venham a receber citações por via eletrônica.

Fora o caráter punitivo de quem não fizer o cadastro, se avaliarmos que ele trará maior rapidez para os julgamentos e andamento das ações e tornará os processos menos burocráticos e menos onerosos, podemos concluir que é um ganho para a justiça e a sociedade como um todo.

Encarar os processos com esse viés pode ser um bom motivo para que as empresas façam sua parte e promovam o cadastro de seus dados.

Há também um outro ponto que é importante ser lembrado: a segurança e a possibilidade de revelia.

Se as próprias empresas fizerem o seu cadastro, certamente serão evitados prejuízos de não responder processos vez que pode ser evitado o envio para e-mails desconhecidos ou que são administrados por pessoas que não têm responsabilidade por esse tipo de ato em nome da empresa.

Portanto, até que se tenha uma maior clareza da penalidade para quem não fizer o cadastro, as empresas podem se organizar internamente para providenciar a atualização de seus dados perante o Poder Judiciário com o lançamento correto de seus dados para que faça transparecer seu intuito de cooperação, boa fé e contribuição para a celeridade processual.